Darta Consulting –  Pada artikel kami sebelumnya telah mengulas mengenai penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang dapat meningkatkan performa perusahaan, kali ini kami akan menyajikan artikel bagi Anda mengenai tips memilih ERP yang tepat bagi perusahaan.

Dalam proses penerapan sistem ERP, banyak perusahaan yang mesti berjuang sekuat tenaga dalam menghadapi tantangan dan masalah yang timbul. Maka dari itu sebelum memutuskan menjalankan sistem ERP, dibutuhkan persiapan dan perencanaan yang sangat matang. Oleh sebab itu ada baiknya Anda membentuk tim internal dan melakukan riset untuk menentukan apa sebenarnya yang menjadi kebutuhan perusahaan. Berikut ini beberapa tips yang perlu Anda ketahui dalam memilih sistem ERP yang tepat.

7 tips memilih ERP yang tepat

1. Tentukan tujuan implemantasi ERP Menetapkan tujuan bukanlah hal yang mudah, dibutuhkan kejernihan pikiran untuk merumuskannya. Ambillah secarik kertas kosong, pensil, dan penghapus. Mulainya memikirkan keunggulan bisnis yang Anda miliki saat ini, tulisnya angan-angan tentang bisnis masa depan yang Anda impikan. Kedua, tulis juga keadaan bisnis Anda saat ini, kekurangan, kebocoran, kendala pekerjaan, masalah-masalah yang sering dialami yang Anda kategorikan sebagai penghambat menuju mimpi besar. Ketiga, bawa coretan tangan tersebut dan bagikan ke tim Anda untuk dilaksanakan.

Baca juga: Terbukti, Sistem ERP Tingkatkan Performa Perusahaan Anda

2. Bentuk tim Kemudian tips memilih ERP yang tepat selanjutnya adalah dengan membentuk tim. Tim terbaik seharusnya beranggotakan staf sesuai dengan fungsional yang akan terlibat, misalnya accounting, marketing, sales, IT, HRD, dan lainnya. Sesuai dengan isu perubahan yang Anda rancangkan dalam tujuan, tim Anda harus mengerti tujuan implementasi ERP. Rancangkan beberapa meeting untuk mendapatkan masukan dari mereka. Alangkah baiknya jika tim berisikan orang-orang yang memiliki pengalaman implementasi sebelumnya atau seorang konsultan, mereka dapat memberi masukan dari pengalaman mereka kepada tim.

3. Pilih ERP yang bisa memenuhi tujuan Pastikan tim seleksi mengerti tujuan yang ingin Anda capai dan cara mencapainya. Dalam banyak kasus vendor akan menyanggupi “apapun” permintaan Anda karena secara teknis mungkin hal tersebut bisa tercapai, tetapi dengan konsekuensi mengorbankan norma-norma bisnis yang berlaku dan menyebabkan molornya jadwal implementasi dan membengkaknya biaya.

4. Bedakan antara kebutuhan dan keinginan Batas keinginan adalah langit, mungkin itulah kalimat yang tepat. Tanpa melakukan pembedaan yang jelas, tim Anda akan terjebak dalam berbagai polemik pemilihan ERP yang tidak jelas. Mungkin beberapa keinginan dapat dipenuhi tetapi dengan biaya yang membengkak, yang jadi masalah adalah seringkali kebutuhan yang utama menjadi terlupakan.

Baca juga: Ini yang Harus Anda Ketahui tentang Merger dan Akuisisi

5. Buatlah daftar fungsi-fungsi yang dibutuhkan Mungkin vendor yang Anda panggil memiliki pendekatan yang bagus dengan teknis presentasi yang baik, sehingga tim Anda bisa terbius dengan imajinasi yang liar dan tidak terkontrol. Beberapa kejadian yang biasanya dipergunakan adalah mengiming-iming user dengan fungsi-fungsi menarik. Selayaknya Anda membeli mobil dengan aksesoris yang lengkap, karpet yang indah, audio dengan 5 speaker hingga lampu dan kaca rias di dalamnya. Tapi alangkah bijaknya Anda berkonsentrasi pada kriteria-kriteria pokok yang benar-benar terbukti keandalannya, seperti kapasitas mesin, bahan dasar kendaraan, teknologi perapian, efisiensi pemakaian bahan bakar, teknologi dan bahan dasar cat yang digunakan dan lain-lain.

6. Gunakan teknologi terkini
Hal ini tentunya tidak mudah, mungkin Anda membutuhkan seorang konsultan yang bisa membantu melihat secara sekilas tentang teknologi yang digunakan. Sepintas, operating system yang digunakan, apakah Windows Linux? Atau yang lain. Beberapa ERP mungkin mengklaim bisa berjalan multi platform, tentanya klaim ini harus dibuktikan kebenarannya, karena secara teknis memiliki tingkat kesulitan yang lebih tinggi.

Pertanyaan lainnya yang perlu dijawab adalah bahasa pemrograman yang digunakan, koneksi yang dibutuhkan, bagaimana proses upgrade? Bagaimana kemungkinan penambahan fungsi-fungsi baru? Bagaimana kemungkinan pengembangan program apabila bisnis Anda berkembang 2 kali lipat dari sekarang dan Anda membuka cabang baru, produk baru, divisi baru? Bagaimana dengan database yang digunakan, dan lain-lain. Satu hal penting yang harus diperhatikan adalah semua pertanyaan di atas akan memiliki hubungan dengan biaya. Hitung semua menjadi satu kesatuan, minimalkan hiden cost yang mungkin ada.

7. Tentukan pilihan Kini saatnya tim Anda menentukan 2-3 pilihan partner implementasi, mintalah demo produk sesuai dengan skenario kebutuhan, referensi customer yang telah sukses, pengalaman konsultan yang dimiliki atau yang akan terlibat dalam implementasi, pastikan kebutuhan Anda (poin nomor 4) dan fungsi-fungsi (poin nomor 5) dapat terpenuhi. Anda mungkin membutuhkan beberapa kali pertemuan untuk mengerti dan menjadi yakin akan kemampuan partner Anda.

Memilih vendor ERP

Setelah mengetahui apa saja yang harus diperhatikan saat memilih sistem ERP, hal penting yang juga perlu Anda perhatikan adalah pada saat pemilihan vendor ERP. Karena pada tahap ini terdapat faktor-faktor yang menentukan keberhasilan implementasi ERP bagi perusahaan hingga terjadinya perubahan atau migrasi ke arah cara kerja komputerisasi.

Jika proses seleksi pemilihan vendor ERP dilakukan secara tergesa-gesa, maka akan berakibat kegagalan dalam melakukan implementasi sistem ERP. Anda harus bijak dalam memilih vendor ERP dengan mempertimbangkan faktor kebutuhan penggunaan dan manajemen perusahaan. Di bawah ini kami uraikan beberapa faktor dalam memilih vendor ERP.

5 faktor yang menjadi pertimbangan dalam memilih vendor ERP:

Faktor#1. Kebutuhan perusahaan
Kebutuhan menjadi hal yang sangat penting dalam memutuskan memilih vendor ERP. Banyak sistem aplikasi dari vendor ERP yang tidak sesuai kebutuhan proses bisnis perusahaan berjalan. Hal ini akan menyebabkan kegagalan dan menjadikan membeli aplikasi program dari vendor ERP dan tidak memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan.

Faktor#2. Permasalahan perusahaan
Diharapkan dengan pembelian software dari vendor ERP ini, tidak menjadikan permasalahan menjadi semakin kompleks, malah sebaiknya memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan Anda.

Faktor#3. Khawatir
Seringkali faktor khawatir dalam membeli software dari vendor ERP yang sudah jadi akan mempengaruhi tingkat keberhasilan implementasi sistem ERP. Apabila khawatir ini tidak didasari oleh pemikiran logika, maka implementasi sistem ERP ini tidak akan mempengaruhi secara signifikan terhadap keberhasilan implementasi ERP. Namun, apabila khawatir berdasarkan logika dan fakta di lapangan, dimana pengguna tidak melakukan penginputan data secara up to date, pandangan pengguna bahwa software belum stabil atau belum siap digunakan, karena akibat adanya permintaan perubahan program.

Faktor#4. Biaya
Faktor biaya menjadi hal penting yang harus dipertimbangkan secara serius, karena merupakan hal penting dalam melakukan investasi dalam pembelian software dari vendor ERP. Tidak bisa dipungkiri bahwa kualitas suatu sistem informasi terintegrasi, sangat ditentukan oleh nilai biayanya, termasuk dalam perekrutan tim implementasi dan IT.

Faktor#5. Keinginan
Faktor keinginan untuk membangun suatu sistem informasi yang terintegrasi kerap tidak dipertimbangkan oleh kesiapan pengguna dalam menggunakan sistem baru. Apabila tingkatan manajemen hanya menjadikan suatu keinginan dalam membangun membeli software dari vendor ERP tanpa mempertimbangkan kebutuhan, maka kemungkinan besar akan mengalami kegagalan dalam implementasi ERP.

Perusahaan harus selektif serta tepat dalam memilih vendor (lokal ataupun internasional) dan aplikasi ERP. Jangan sampai ingin melakukan efisiensi tetapi saat penerapan malah banyak kendala dan sistem tidak berfungsi dengan baik, sehingga merugikan proses bisnis perusahaan. Untuk jenis aplikasi ERP sendiri banyak yang ditawarkan para vendor, namun Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini beberapa jenis ERP yang umumnya digunakan perusahaan di Indonesia.

Baca juga: Kenali Syarat Legal Sebelum Memulai Bisnis

Jenis-jenis ERP:

1. System Application and Product (SAP)
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk Customer Relationship Management (CRM) dan Supply Chain Management (SCM). Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani CRM, ERP, Product Lifecycle, SCM, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.

2. JD Edwards
Jenis ERP berikutnya adalah JD Edwards. Jenis penyedia produk ERP ini lebih mengedepankan aspek keluwesan (flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar-modul aplikasi software di dalamnya. Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus menggunakan modul-modul terstruktur yang dikembangkan secara internal dari vendor tersebut.

Sedangkan JD Edwards mendukung dan mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan berbagai modul-modul dari vendor berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Sehingga kita dapat memilih sendiri databae, sistem operasi dan hardware apa yang akan digunakan, sehingga solusi dapat dibangun berdasarkan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

3. PeopleSoft
Kemudian Peoplesoft. Pada awalnya PeopleSoft adalah pengembang aplikasi software untuk manajemen SDM dan akunting. Seiring dengan perkembangan pengalamannya memberikan solusi penerapan sistem informasi kepada para kliennya, perusahaan yang didirikan pada tahun 1987 tersebut kemudian meningkatkan ruang lingkup produknya hingga ke setiap aspek unit bisnis. Sama seperti JD Edwards, PeopleSoft mengembangkan aplikasi ERP-nya dengan konsep arsitektur terbuka.

4. QAD MFG/Pro
Lalu ada QAD. QAD adalah sebuah perusahaan software di Santa Barabara Amerika Serikat yang didirikan pada tahun 1979. Saat ini sudah terpasang di 5.500 tempat di 90 negara. QAD fokus dan sangat mendalam pada industri manufaktur saja dan spesifik di bidang otomotif, barang konsumsi, makanan, elektronik, dan kesehatan. Salah satu produk QAD yang terkenal adalah MFG/PRO, yaitu produk yang dirancang untuk mendukung sistem ERP perusahaan.

5. Compiere ERP & CRM
Jenis ERP selanjutnya adalah Compiere. Compiere yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman modern JAVA (ERP lain kebanyakan masih menggunakan bahasa pemrograman lama yang sudah out of date), memungkinkan aplikasi ini berjalan di berbagai platform, seperti Windows, Linux, Unix, Solaris, dan lain lain. Hal ini membuat Compiere memiliki fleksibilitas yang tinggi dimana klien dapat menentukan jenis OS dan hardware yang akan mereka pakai dengan menyesuaikan terhadap kebutuhan dan anggaran yang tersedia.

6. Altius ERP
Pilihan ERP lainnya adalah Altius ERP. Jenis ini menciptakan software ERP Indonesia yang bagus untuk perusahaan retail , distribusi, dan produksi . Software Altius ini memudahkan implementasi sistem perusahaan agar lebih cepat dan efisien dalam operasional.

7. Oracle ERP Software
Pada awalnya Oracle adalah perusahaan pengembang aplikasi database software yang dapat digunakan untuk mengembangkan sistem informasi dengan basis data terpusat. Dan hingga saat ini produk database Oracle masih merupakan database terbaik dan dipakai oleh hampir semua produk ERP.

Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali mengadopsi Structure Query Language (SQL) yang menjadi standar bahasa bagi berbagai Data Base Management System (DBMS) modern. Saat ini Oracle yang didirikan pada tahun 1977 tersebut sudah mengembangkan banyak sekali alat pengembangan aplikasi (applicaton development tools) yang andal dan fungsional selain aplikasi DBMS-nya.

8. Microsoft Business Solution
Microsoft melalui unit bisnis yakni Business Solution menyediakan 3 jenis software untuk implementasi ERP, yaitu Microsoft Axapta, Microsoft Great Plains, dan Microsoft Navision. Saat ini ketiga jenis software ini telah berbah nama secara resmi dengan penambahan kata “Dynamics” di depannya.

9. Industrial and Financial System (IFS)
IFS adalah vendor ERP dari Swedia yang didirikan pada tahun 1983. Saat ini IFS telah mempunyai 2.600 karyawan. Aplikasi IFS telah ada di 54 negara dan dibuat dalam 20 bahasa.

Aplikasi IFS menyediakan fungsi-fungsi ERP termasuk di antaranya: Customer Relation Management (CRM), Suplly Chain Management (SCM) , Product Lifecycle Management (PLM ), Corporate Performance management (CPM), Enterrise Asset management (EAM), dan Maintenace Repair and Overhaul (MRO). IFS juga menyediakan solusi untuk retail & wholesale distribution.

10. Openbravo
Lalu ada Openbravo ERP. Jenis aplikasi ini merupakan salah satu turunan Compiere yang juga banyak menuai sukses di pasaran. Openbravo memfokuskan diri pada antarmuka berbasis web dan meniadakan antarmuka client-server. Dengan kemampuannya merubah tampilan antarmuka dan menambah skin, membuat penampilan Openbravo sulit ditandingi oleh ERP manapun.

Openbravo yang dimiliki oleh perusahaan Spanyol ini, memprioritaskan diri pada implementasi ERP kepada perusahaan UKM dengan Multi-site. Sehingga apabila perusahaan Anda membutuhkan aplikasi ERP yang akan digunakan untuk banyak site dan cabang, maka OpenBravo layak Anda pertimbangkan. Pada versi yang akan datang Openbravo akan support ke HTML5 yang memungkinkan diakses menggunakan Handheld PC, Blackberry, dan lain lain, sehingga Anda dapat mengakses sistem dari mana saja.

Banyak perusahaan yang telah menggunakan sistem ERP merasakan manfaatnya, karena ERP dapat membuat seluruh proses bisnis yang ada di dalam perusahaan menjadi lebih efisien. Wajar apabila sistem ERP wajib diterapkan oleh perusahaan. Akan tetapi dalam menjalankan sistem ini tidak semudah membalikkan telapak tangan. Oleh sebab itu ada baiknya jika Anda memperhatikan tips memilih ERP yang tepat yang telah kami uraikan di atas.

Bagi Anda yang ingin menerapkan sistem ERP, DME Consultant yang merupakan salah satu business cluster dari Darta Corp ini dapat membantu Anda membuatkan sistem ERP yang tentunya sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.